イベント運営の提案 #04 人手不足と人件費高騰への対策

慣れているスタッフを確保するには、働きやすい・働きがいのある・給料が高い、要するに職場環境の改善が必須です。
スタッフをこき使うだけでは当然スタッフは継続して働いてくれません。

ではどうするか。
まぁ、その通りにすればいいんですが、以外とわかっておられないイベント会社様が多く見受けられます。

無駄な作業 ⇒ 効率の良い作業

スタッフに大変な労力を強いること無く楽に運営できるアイテムを提供したり、放置プレイをしないようにする、十分な休憩時間が取れるようにローテーションを組んだり、忙しい業務にリーダーや追加人員でフォローをしたり…と色々な工夫が必要です。

スタッフの成長 ⇒ モチベーションUP

スタッフのモチベーションを高めるためには、スタッフの成長を促す環境を整えることも重要です。
慣れてきたスタッフにはポジションのチーフを任せる、ただ任せるだけで無くイベント運営に支障を来さない程度に「失敗」してもフォローアップできるシフトを整えて成長できる環境を整えることが重要です。

感謝は「給料」で表す

慣れたスタッフには時には無茶振りをしたり、他のスタッフには任せられない業務を割り当てることが多いと思います。当然ですが仕事の対価は給料です。業務に対しての評価はギャラで表しましょう。
1～2回は信頼関係から来る「感謝」だけで対応してくれるかもですが、それが何回も続くと不満になります。

いやいや仕事をしても長続きしませんよね。仕事ですからやる事はきっちりと対応していただく必要があるのですが、できるだけ楽に、できるだけ楽しく、できるだけやりがいのある仕事環境を構築しましょう。

夜間の誘導をトラメガ・誘導棒・人海戦術でパワープレイしていませんか？

夜間誘導であれば弊社の光るプラカードはウッテツケのイベント運営グッズです。スタッフが誘導する前にお客様に伝わる一目でわかる案内はスムーズな移動につながり、渋滞が起こりにくくなります。

光るプラカードの運用例：松本山雅FC 試合終了後のシャトルバス乗場案内

同じ説明アナウンスを延々と繰り返す事をスタッフに強いていませんか？

光るプラカードに案内スピーカーを取り付ければ簡単な案内はスピーカーに、スタッフはイレギュラーや問い合わせに集中できるのでより効果的な案内ができます。

イベント運営の課題 ⇒ 案内スピーカーを用いた解決方法の提案

強風の日にラミネート加工しただけの紙をスタッフに手持ちさせてませんか？

ラミネート加工したものをプラダンに貼るだけで格段に持ちやすくなりますし、プラカード化すれば棒を持って楽に案内できます。棒が地面に付く長さであれば重さも軽減されます。

花火大会など外国のお客様が多数来場するイベントで日本語のみの対応をしていませんか？

外国人の多いイベントでは日本語のアナウンスが伝わらず時間だけが浪費する状況が見受けられます。
スピーカーで日本語だけで無く英語・中国語・韓国語などで案内すれば外国のお客様も最低限の案内ができますし、ルートを色分けすればスタッフも「レッドライト」や「ブルーサイン」など簡単な英語で案内できます。

無理のあるオーダーでも手伝ってくれるスタッフさんに文句が無ければいいんですが、スタッフ各個の負担が大きく・また人員も多数必要になります。
同じ効果・さらに効率的な効果を求めるのであればイベント運営グッズの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

サッカーやバスケの運営、同じ会場やツアーで同じ内容を繰り替えずコンサート運営など、毎回同じような業務内容だけど毎回同じスタッフでない仕事の場合は「アイテム」「準備」で作業が軽減できる場合が多いです。 そういう無駄やパワープレイを省いたスマートな運営ができれば満足度・モチベーションが改善されます。

初めての人に「声を出せ」と指示をしても簡単に声を出せる人・できない人がいます。普段笑わない人だと「笑って対応」と指示をしても簡単に笑えない人もいます。
こちらの例は極論かもしれませんが、すべての人が「初めてアルバイトをする」＝「お金を稼いだことが無い」という段階を一回は経験します。自分の給料はどこから出てるか？などを考えたことない人も多いと思います。
人それぞれの事情を考慮した指導・対応が必要です。

また、いきなり100％の業務指示をしても全部覚えきれませんし業務のイメージも沸かないと思います。
マニュアルを用意しても、いざポジションに立ってみないとわからない事も多いです。

まずは「挨拶」ができるように

初めての人にはイベントの全体像・ポジション毎の大まかな説明に加えて「挨拶を徹底しよう」「笑顔を心がけよう」といった簡単な指示をしましょう。
元気な挨拶ができていれば業務に多少穴があってもごまかせます(笑)
ポジションに着任したときにマニュアルを見直す余裕や慣れてきたら「声を出す」「笑って対応」といった徐々に業務のレベルを上げる指示をしていくことが寛容です。

業務の目的を伝える

「どういう目的でこの業務をお願いしているのか」をできるだけ伝える必要があります。目的がわかっていればイレギュラーにもある程度対応できます。
すべてを伝えて理解してもらうのは不可能なのですが、新人に「ココに居てコレ持ってろ。理由は聞くな」だと「何のためにココに居てこの仕事をやっているのか」がわからず、モチベーションが上がりません。

ただ、いきなり全部を詰め込んでも忘れちゃうので、最初は「絶対やってもらいたいこと」「目的を伝える」はしっかりと伝え、その後に追記で「疑問に答える」「詳しく目的を伝える」など段階を踏んで伝えることが大事です。

無茶振り厳禁と仕事の満足度の提供

せっかくお手伝いいただいた方に無茶振りをして「もうコンサートのバイトはいいや…」とイベント業界に嫌悪感を持たせていませんか？
放置プレイで「何のために俺立ってるんだろう。いつ戻れるんだろう」と満足度のかけらもない事をしていませんか？
そういう対応をして業務終了時に笑顔で「また次もよろしく」と言っても新人さんには何も響きません。フェードアウトされるだけです。

このように、新人さんに対して丁寧な説明と仕事の満足度の提供をしていれば、継続して参加してくれるスタッフになってくれます。

また、イベント運営グッズを活用して「コレを持ってるだけでも業務が成立する」など簡略化することも大事です。業務をこなしているうちに理解が深まる事も期待できますので。
前述のように光るプラカード＋案内スピーカーでの誘導だと、とりあえず持っていれば案内ができます。プラカードの視覚的案内・スピーカーの音声案内がマニュアル代わりとなり、新人スタッフに何をすべきかがわかりやすくなり、また間違えが少なくなるのでオススメです！

イベント運営グッズを効率よく使用できれば、ポジションの人員を減らしたり、運営備品を設置するだけで無人対応ができるようになります。

客席案内での事例

2026年1月に行われた「バスケB3リーグ TUBC vs 新潟BB」の会場内・3F/4F分岐にて光るプラカード＋案内スピーカーの設置で無人対応を行いました。選手の音声で案内することで、ただの誘導では無くイベントの一部として抑揚感UPにも繋がりました。

光るプラカードの運用例：東京ユナイテッドバスケットボールクラブ(TUBC)ホームゲーム＠有明アリーナ

花火大会での事例

花火大会では観覧禁止の堤防沿いに光るプラカード＋案内スピーカーで観覧禁止の注意喚起を日本語・英語・中国語・韓国語で無人対応しました。
スタッフが延々と対応し続けるのでは無く、スピーカーで延々と案内する方が効率よく対応できました。

案内スピーカーを活用したイベントにおけるインバウンド対応例

ゴルフ場での事例

ゴルフ場の入口に光らないプラカード＋案内スピーカーを設置し、開場時間まで受付を行わない旨を案内しました。スタッフがいると「何故運ばない？」とクレームを受けることがあるので、スタッフがいない状態でも案内ができるようにしました。

商業施設での事例

商業施設のエスカレーターは片側のみ利用されることが多く、来館者が多いときはエスカレーターがボトルネックになっている場合が多々あります。
光るプラカードなど目立つアイテムを警備員が持つことで、視覚的にもわかりやすく案内ができ、2列乗車ができたとご好評をいただきました。

人件費の単価を下げることは難しいため、人員を減らすことで総額を下げることができます。
そのための効率化が今後のイベント運営に求められています。

ココまで読んでいただくと、イベントナガノの運営グッズを導入すればいいんだ。すぐに取りかかろう！となっている(笑)と思われますが、モノが増えれば運搬や組み立てなどの準備の手間が増えます。
そのため、深く考えずに運営グッズを増やせばすべて解決！ってモノではありません。

イベント運営グッズを効率よく運用するには、今行っている業務の足りない・できていない部分を少しずつ置き換えていくのが効果的です。
一気に入れ替えると準備などで現場混乱の元になりますし、最悪イベントを時間通りに遂行できずイベント自体が成立しなくなる可能性もあります。

イベント運営グッズはハマれば効果的に運用できますが、ハマらない可能性・元々のコンセプトと違う運用だと逆に使いづらいなどデメリットもありますので、この点は十分にご留意ください。

なお、イベントナガノでは運営グッズのオペレーションを含めたお任せレンタルや、送料のみご負担いただければ一週間無料でお貸し出しするお試しレンタルを承っております。

お任せレンタルであれば、イベント運営グッズのチョイスから現場のオペレーション、運搬や組み立て、補修やバッテリーなどの充電などまで一括で承ります。
お試しレンタルであれば、見たことの無いイベント運営グッズを実際手に取っていただいたり実際のイベントでお試しで使っていただくことができます。
イベント運営グッズを購入するよりも効率よくイベント運営ができます。

というわけで、弊社のPRのためのコラムとなっておりますが、イベント運営グッズをご検討の際はぜひご相談ください。最適解を提案させていただきます！

「人手不足・人件費高騰」で検索をかけるとDXについて書かれているページがよくヒットします。確かにその通りです。金銭的・人的・手間のコストカットは必須項目なので。
なんですが、先に要点を申し上げると、会社の特性に合わせたDX・無理のないDXを徐々に行うべきだと思います。

一気にDXして社員・スタッフ共について来れますか？問題

大学生や若い子が多い会社であればDXは早く導入できると思いますが、ただ、早すぎて何(専用アプリ？オリジナルシステム？LINE WORKS？ノーコード？)がベストなのか悩んで検討しているうちに新しいものが出てきます。

逆に年配の方が多いのならスマホでアプリでエントリー…はハードルが若干高くなります。まぁ、いつまでも電話＆FAXではダメなのは言うまでも無いので、進めなければいけないのですが。

また、継続して参加してくれるスタッフが多い会社であれば専用アプリやメンバーサイトをうまく活用できると思いますが、一回だけの方が多い会社だと登録など必要の無い「メール」が良いと思います。
要するに、会社の代表の「とりあえずDXダー！」では皆振り回されます。

お願いしたシステム屋さんは御社のことをどのくらい理解してますか？問題

システムの開発を担当する会社は得てして御社の事を深く理解せずに最新のシステムを提案してくることが多いかと思います。
あるシステム屋さんが「システムを導入することで、業務の効率化が図れますよ」と言ってきたとして、そのシステム屋さんが御社のことを深く理解していない場合、そのシステムは御社の業務に合わない可能性が高いです。
そのため、システム屋さんに御社のことを深く理解してもらい、御社の業務に合わせたシステムを提案してもらうことが重要です。

また、前述の通りいきなりDXだとついて来れないので、普段の業務を少しずつデジタル化し、修正や方向転換を繰り返しながら最終的にDXしてスリムになりました！と言える形にするのがベストだと思います。
こういう長いスパンでじっくり腰を据えて対応してくれるシステム開発会社にお願いしましょう。

ただ、対応いただけるシステム会社さんが少ないと思いますので、理想は社内にDX担当社員がおり、徐々に移行できるのが良いと思います。

イベントナガノのDXの事例

弊社では設立当初はローカルDBで個人情報の管理＆連絡はメールで行っていました。
しかし、メールが届かない問題が多発する、大量に来るメールの振り分けが必須、業務の申込(エントリー)をスタッフが行いそれをDBに保存できればベストだなったため、徐々にDXを行いました。

ローカルDBをWEB-DBに移行することで、以下の対応が可能になりました。

• メンバーサイト構築でスタッフがメンバーサイトから申し込み(エントリー)できるようにしました。
  ⇒ 担当社員が業務参加を手打ちしなくてもデータが登録されるようになりました！
• メールソフトを自社開発し、受信時に業務IDやスタッフIDをつけてメールを振り分ける機能やメンバーサイトでメールでメールの送受信を確認できる機能を付けました。
  ⇒ メール管理が大幅に楽になりました。メールが届いて無くてもメンバーサイトで確認できるようになりました！
• スタッフのエントリーデータをそのまま給与データとし、給与明細や源泉徴収票発行や振込まで半自動化するシステムまで拡張しました。
  ⇒ 採用不採用・残業/追加給などワンタッチ・一括処理が可能になりました！

このようなシステム開発を代表のシバが普段の業務に落とし込みながら（使い勝手が…など文句…じゃなく「要望」を言われつつ）、コツコツと改善を繰り返して自社システムが出来上がりました。まぁ改善点はたくさんあるので完成することは無いんですが(笑)

このように、徐々にDXを行うことが大事だと思います。ソースは弊社(笑)ってことで、またまたPRとなってしまいましたが、イベントナガノではイベント運営会社に特化したシステム開発や運用提案を承っております。
ご相談だけでもお受けしておりますので、お困りの際はお声がけください！