イベント運営の提案 #04a 人手不足と人件費高騰への対策イベント主催者・発注者編

高いスキルまでは求めない、開場中の短時間だけ手伝ってほしい・・・そんな場合は、主催者・発注者自身でスキマバイトや単発人材を採用することもあるでしょう。

ただし、当日初対面となるため、説明の中でどこまでできるかを見極めてシフトに落とし込む必要があり、当日の手間やリスクが大きくなりがちです。 この点がスキマバイトや派遣スタッフを使う際の共通課題です。

この課題を解決するには「マニュアルの簡略化」「業務の簡略化」「イベント運営グッズの活用」などが必要です。

マニュアルの簡略化

マニュアルをできるだけ簡潔に。詰め込みすぎて大事なことが抜け落ちていれば本末転倒です。
ただし、業務中に来場者からの質問は多いので、Ｑ＆Ａはしっかり作り込み、「困ったらこれを見る」という拠り所を用意しておくことが重要です。

業務の簡略化

経験のない方に複雑な業務を任せても遂行は困難です。 一人あたりの業務内容をできるだけ単純化し、判断の余地を減らすことがクオリティのばらつきを抑えるコツです。

イベント運営グッズの活用

「コレを持ってるだけで業務が成立する」状態をつくれれば、経験の浅いスタッフでも戦力になります。 光る/光らないプラカード＋案内スピーカーなら、プラカードの視覚案内・スピーカーの音声案内がマニュアル代わりになり、何をすべきかが直感的に伝わって間違いも減ります。
こなすうちに理解が深まっていく効果も期待できます。

普段、主催・運営しない場所でのイベント開催では、面識のないイベント業者へ発注することになり、見積確認・発注・業務打ち合わせなどイベント当日までのやりとりが増えます。 しかも当日までスキルが読みにくく、手探りのまま本番を迎えがちです。
この不確実性を下げるために、発注前後で次の点を確認しておきましょう。

得手・不得手を確認する

実際のジャンルと規模普段どんなイベント（スポーツ・コンサート・フェスなどの大型イベント・展示会など）をどの程度の規模で受注しているか。

対応エリア発注地域に対応できるか、遠方の場合の交通費・出張費・宿泊費の有無など

スタッフ体制稼働可能な人数・男女比・年齢構成（担当業務との相性に影響）

保有機材・運営グッズ自前で準備できるか、レンタル/外注手配かなど

多言語・インバウンド対応の可否

当日体制で確認すべき事

当日の指示系統責任者は誰か、当日のスタッフの管理・指示出しを一括で任せられるかどうか

再委託(下請け)の有無どこまでを自社スタッフが担い、どこからを外注するか

業者ネットワークの構築

イベント業界は横のつながりが大事です。そのため、遠方でのイベント開催の際は多少ジャンルが違ってもまずは面識のあるイベント業者に聞いてみましょう。
横のつながりで適切な業者が見つからなかった場合は、HPなどで公開されている情報を参考に、近くの業者を探してみましょう。
その際、できるだけ多くの情報を伝えることで、問い合わせた業者では受けきれない案件でも適切な業者を紹介いただける場合があります。

そこで面識が得られた業者・紹介してくれる業者とは、今後何らかの案件で役立つ可能性があります。 そういう付き合いを増やすことで全国どこででもイベント開催が容易になります。