イベント運営の提案 #04b 人手不足と人件費高騰への対策イベント運営会社編

慣れているスタッフを確保するには、働きやすい・働きがいのある・給料が高い、要するに職場環境の改善が必須です。
スタッフをこき使うだけでは、当然、継続して働いてはくれません。

ではどうするか。
答えは「その通りにする」だけなのですが、意外とわかっておられないイベント会社様が多く見受けられます。

無駄な作業 ⇒ 効率の良い作業

スタッフに大変な労力を強いることなく楽に運営できるアイテムを提供する、放置状態を作らないようにする、十分な休憩が取れるようローテーションを組む、忙しい業務にリーダーや追加人員でフォローする・・・とさまざまな工夫が必要です。

スタッフの成長 ⇒ モチベーションUP

モチベーションを高めるためには、スタッフの成長を促す環境づくりも重要です。
慣れてきたスタッフにはポジションのチーフを任せる、ただ任せるだけでなく運営に支障を来さない範囲に「失敗」してもフォローアップできるシフトを組み、成長できる環境を整えましょう。

感謝は「給料」で表す

慣れたスタッフには、時には無茶振りをしたり、他のスタッフには任せられない業務を割り当てることが多いはずです。当然ですが仕事の対価は給料です。 業務に対しての評価はギャラで示しましょう。
1～2回は信頼関係から来る「感謝」で対応してくれるかもしれませんが、それが何回も続けば「不満」に変わります。

いやいや仕事をしても長続きしません。仕事である以上やるべき事はきっちり対応してもうらう必要がありますが、できるだけ楽に、できるだけ楽しく、できるだけやりがいのある仕事環境を構築しましょう。

夜間の誘導を、トラメガ・誘導棒・人海戦術でパワープレイしていませんか？

コンサートやイベントの終了後の帰路案内で、数メートルしか離れていないのにトラメガと誘導棒の人海戦術で案内している光景をたまに見かけます。非効率ですし、こんなに近い距離でトラメガで叫んでも、声が重なって案内が伝わっていないように見受けられます。

夜間誘導であれば、弊社の光るプラカードはウッテツケのイベント運営グッズです。スタッフが誘導する前にお客様に目で伝わる案内はスムーズな移動につながり、渋滞も起こりにくくなります。

光るプラカードの運用例：松本山雅FC 試合終了後のシャトルバス乗場案内

同じ説明アナウンスを延々と繰り返すことを、スタッフに強いていませんか？

案内・誘導は同じ文言を繰り返し伝えることが多い業務です。カンペを見ながら延々と繰り返すのは非効率です。

光る/光らないプラカードに案内スピーカーを取り付ければ、簡単な案内はスピーカーに任せ、スタッフはイレギュラーや問い合わせに集中できるので、より効果的な案内ができます。

イベント運営の課題 ⇒ 案内スピーカーを用いた解決方法の提案

強風の日にラミネート加工しただけの紙をスタッフに手持ちさせていませんか？

ラミネート加工した紙を持ち続けるのは意外と大変です。風を受けても飛ばされないように表示面を綺麗に見せるには握力が要りますし、その体制で踏ん張り続けるのは疲れます。

ラミネート加工したものをプラダンに貼るだけで格段に持ちやすくなりますし、プラカード化すれば棒を持って楽に案内できます。棒が地面に付く長さであれば重さも軽減されます。

花火大会など外国のお客様が多いイベントで、日本語のみの対応をしていませんか？

外国人の多いイベントでは、日本語のアナウンスが伝わらず時間だけが過ぎていく状況が見受けられます。とはいえ、英語が堪能なスタッフを多数揃えるのは現実的ではありません。

案内スピーカーで日本語だけで無く英語・中国語・韓国語などでも案内すれば、外国のお客様にも最低限の案内ができます。 ルートを色分けすれば、外国語が話せないスタッフでも「レッドライト」や「ブルーサイン」など簡単な英語で案内できます。

案内スピーカーを活用したイベントにおけるインバウンド対応例

無理のあるオーダーでも手伝ってくれるスタッフに不満が無ければ良いのですが、実際は各人の負担が大きく、人員も多数必要になります。
同じ効果・さらに効率的な効果を求めるなら、イベント運営グッズの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

サッカーやバスケの運営、同じ会場やツアーで同じ内容を繰り返すコンサート運営など、毎回同じような業務内容だけど、毎回同じスタッフでない仕事は、「アイテム」「準備」で作業が軽減できる場合が多いです。 そうした無駄やパワープレイを省いたスマートな運営ができれば、満足度・モチベーションも向上します。

初めての人に「大きな声で案内しろ」と指示をしても、簡単に出せる人・出せない人がいます。普段笑わない人に「笑顔で対応」と指示しても、簡単には笑えない人もいます。
すべての人が「初めてアルバイトをする」＝「お金を稼いだことが無い」段階を一回は経験します。自分の給料はどこから出てるか？などを考えたことない人も多いと思います。
人それぞれの事情を考慮した指導・対応が必要です。

また、いきなり100％の業務指示をしても覚えきれませんし、業務のイメージも沸きません。
マニュアルを用意しても、実際にポジションに立ってみないとわからない事も多いものです。

まずは「挨拶」ができるように

初めての新人スタッフには、イベントの全体像・ポジションごとの大まかな説明に加えて、「挨拶を徹底しよう」「笑顔を心がけよう」といった簡単な指示をしましょう。
元気な挨拶ができていれば、業務に多少穴があってもごまかせます(笑)
ポジションに着いてマニュアルを見直す余裕が出てきたら、あるいは慣れてきたら「声を出す」「笑って対応」など、徐々に業務のレベルを上げる指示をしていくことが肝要です。

業務の目的を伝える

「どういう目的でこの業務をお願いしているのか」を、できるだけ伝えましょう。目的がわかっていれば、イレギュラーにもある程度対応できます。
すべてを伝えて理解してもらうのは不可能ですが、新人に「ココに居てコレ持ってろ。理由は聞くな」では、「何のためにココに居てこの仕事をやっているのか」がわからず、モチベーションは上がりません。

とはいえ、いきなり全部を詰め込んでも忘れてしまうので、最初は「絶対やってもらいたいこと」「ざっくり目的を伝える」をしっかりと伝え、その後に「疑問に答える」「詳しく目的を伝える」と、段階を踏むことが大事です。

無茶振り厳禁と仕事の満足度の提供

せっかくお手伝いいただいた方に無茶振りをして「もうコンサートのバイトはいいや…」と、イベント業界に嫌悪感を持たせていませんか？
放置プレイで「何のために俺は立ってるんだろう。いつ戻れるんだろう」と、満足度のかけらもない思いをさせていませんか？
そういう対応をして、業務終了時に笑顔で「また次もよろしく」と言っても、新人さんには何も響きません。フェードアウトされるだけです。

新人さんに対して丁寧な説明と仕事の満足度を提供をしていれば、継続して参加してくれるスタッフになってくれます。

あわせて、イベント運営グッズを活用して「コレを持ってるだけで業務が成立する」状態をつくる簡略化も大事です。業務をこなすうちに理解が深まる効果も期待できます。
前述のとおり、光る/光らないプラカード＋案内スピーカーでの誘導なら、とりあえず持っていれば案内ができます。プラカードの視覚案内・スピーカーの音声案内がマニュアル代わりとなり、新人スタッフに何をすべきかが伝わりやすく、間違いが減るのでオススメです！

主催者・発注者からすると「高い金を払っているのだから、これくらいできて当然」という認識で発注してくることが多いはずです。
運営会社としては、その期待を裏切らない活躍が次の発注に繋がるので、経験のあるスタッフ(以下「常連スタッフ」)を多く参加させる事が多いでしょう。

ただ、複数の業務が同日に重なると、シフトの兼ね合いで常連スタッフだけでは固められず、新人スタッフを多用する状況が生まれます。
また、新人を常連レベルまで鍛える新陳代謝の面からも、常連スタッフだけで運営し続けるのは好ましくありません。

理想は常連スタッフ半分・新人スタッフ半分でマンツーマンのシフトを組み、レクチャーしながら業務にあたること。 新人スタッフにとっても、レクチャーを受けながら遂行できるので不安が減り、楽しく参加できます。

とはいえクライアントにとっては「そんなことは知ったこっちゃない」「しっかりと仕事ができるスタッフが希望」ですので、「ちゃんと仕事をしている」ように見せる必要があります。
だからこそ、前述のとおりイベント運営グッズを活用して「ちゃんと案内できるスタッフ」に、挨拶を徹底して「感じの良いスタッフ」に、業務環境を整えて「気持ちよく参加できる環境」に・・・を整えることが重要です。

まず、自社の強みを再確認しましょう。弊社の場合は
「長野県のイベント運営会社では、大学生を中心とした若いスタッフを多数抱えている点で長野県No.1の自負(ちゃんと調べたわけではありませんが)」
「松本山雅FCホームゲームなど、1万人以上のイベントの運営実績あり」
「光るプラカードなどの運営グッズを制作・活用し、効果的なイベント運営が得意」
「夜間の誘導・整列に関しては日本でも有数のノウハウ」
などが挙げられますが、皆さんはいかがでしょうか。

自社の強み・弱点がわかれば、今後の方向性が見えてきます。長所は伸ばせるだけ伸ばし、弱点は補うか、あえて捨てて他社に任せる。生き残るためには必要な対応が見えてきます。

多くの運営会社のHPは「スタッフ募集」に注力している場合が多いです。 参加実績を載せようとしても、大手代理店が絡むイベントは写真掲載などできない、有名アーティストのコンサートはアーティスト名すら出せない、といった制約で載せられない事情もあるでしょう。 ただ、クライアントもイベント業界に興味のあるスタッフもそれだけだと集まりません。

クライアント向けには「どれほどのスタッフが在籍しているか」「どういうイベントに参加している」が気になるところなので、その点は掲載できる範囲でしっかり記載しましょう。
スタッフ向けには「どういう環境での仕事なのか」「そもそも参加して大丈夫なのか？」という不安が大きいので、それを払拭する記載が必要です。

安売りは短期的な存続ができても長期的な存続にはつながりません。イベント業界としても、安売りを繰り返せば、そのしわ寄せはスタッフに向かいます。
在籍スタッフのためにも安売りはせず、会社をしっかりと売り込んで、問題の無い価格で受注しましょう。

ただし、スタッフが多数在籍する“だけ”では、大半が人件費に消えます。利益率を上げるには付加価値が必要です。
・ディレクションや企画力・提案力を伸ばし、高単価の業務を増やす。
・事務局業務の代行など、イベント当日以外の売上を増やす。
・レンタルなど、人件費以外の売上を増やす。

というように、業務ごとに付加価値を付けましょう。コストカットは大事ですが、その矛先をスタッフに向けないように！

なお、夜間の誘導や案内に最適な「光るプラカード」や「案内スピーカー」などのレンタルを拡大した「認定オペレーター制度」を始めました。
これを活用することでイベント運営グッズを効率よく利用でき、レンタルの割引制度もあるので、追加で売上を立てつつ効率の良い運営ができます。

認定オペレーター制度

「人手不足・人件費高騰」で検索すると、DXやAI活用のページがよくヒットします。確かにその通りで、金銭・人的・手間のコストカットは必須項目なので。
ただ、先に要点を言うと、会社の特性に合わせたDX・無理のないDXを徐々に進めるべきだと思います。

一気にDXして社員・スタッフはについて来れますか？問題

大学生や若い人が多い会社なら、DXは早く導入できるでしょう。ただ、早すぎると、何（専用アプリ？オリジナルシステム？LINE WORKS？ノーコード？）がベストか悩んでいるうちに、次の新しいサービスが出てきます。

逆に年配の方が多いなら、「スマホでアプリでエントリー」はハードルがやや高くなります。とはいえ、いつまでも電話＆FAXではダメなのは言うまでもなく、進めなければいけません。

また、継続参加のスタッフが多い会社なら、専用アプリやメンバーサイトをうまく活用できると思いますが、単発の方が多い会社なら、登録の要らないい「メール」のみが良いでしょう。
要するに、会社代表の「とりあえずDXダー！」では、みんなが振り回されます。

お願いしたシステム屋さんは、御社のことをどのくらい理解してますか？問題

システムの開発会社は、御社を深く理解しないまま最新のシステムを提案してくることが少なくありません。
「システムを導入すれば業務効率化が図れますよ」と提案されても、御社を深く理解していなければ、そのシステムは御社の業務に合わない可能性が高いです。
御社を深く理解してもらい、御社の業務に合わせたシステム提案をしてもらうことが重要です。

また、前述のとおり「いきなりDX」にはついて来れないので、普段の業務を少しずつデジタル化し、修正や方向転換を繰り返しながら、最終的に「DXしてスリムになりました！」と言える形にするのがベストだと思います。
こうした長いスパンでじっくり腰を据えて対応してくれるシステム開発会社にお願いしましょう。
ただ、このような対応ができるシステム会社が多くないと思うので、社内にDX担当社員を採用し、徐々に移行できるのが良いと思います。

イベントナガノのDXの事例

弊社では、設立当初はローカルDBで個人情報の管理し、連絡は電話・メールで行っていました。
しかし、電話は時間を選ぶ・メールは届かない問題が多発する・大量に来るメールの振り分けが必須・スタッフが業務の申込(エントリー)を行いそのままDBに保存できればベスト、といった課題が積み重なったため、徐々にDXを行いました。

ローカルDBをWEB-DBに移行することで、以下が可能になりました。

• メンバーサイトを構築し、スタッフが専用サイトから申し込み(エントリー)できるように
  ⇒ 担当社員が業務参加を手打ちしなくてもデータが登録されるようになりました！
• メールソフトを自社開発し、受信時に業務IDやスタッフIDをつけて振り分ける機能や、専用サイトでメール履歴を確認できる機能を追加
  ⇒ メール管理が大幅に楽に。メールが届いていなくても専用サイトで確認できるように（見てないとは言わせない）！
• スタッフのエントリーデータをそのまま給与データとし、給与明細・源泉徴収票の発行や振込までを半自動化するシステムに拡張
  ⇒ 採用/不採用・残業/追加給などがワンタッチ・一括処理可能に！

このようなシステム開発を、代表のシバが普段の業務に落とし込みながら（「使い勝手が…」などのクレーム…もとい「要望」を言われつつ）、コツコツ改善を繰り返して自社システムを作りあげました。 改善点はまだありますし、時代に合わせたシステムを導入する必要もあるので、完成することはないのですが(笑)

そう言われても社内にシステムに精通したスタッフなんて…という企業も多いと思います。弊社では使用していませんが、ノーコードツールを使用すれば初心者でも比較的簡単にシステムを作成できます。
こういうモノを使用して少しずつ落とし込んで徐々にDXを行うことが大事だと思います。ソースは弊社ってことで(笑)

またしてもPRになってしまいましたが、イベントナガノではイベント運営会社に特化したシステム開発や運用提案を承っております。
本業がイベント会社ですので、痒いところに手が届く自信はあります。ご相談だけでもお受けしておりますので、お困りの際はお声がけください！