独自開発のQRチケットシステムを活用した受付：新緑と楽しむワインピクニック〜塩尻ワイナリーフェスタ2023

2023年は弊社のイベント情報・チケット販売サイトEVENT-NAGANOをカスタマイズし、チケット販売から受付まで対応できるシステムを構築しました。
イチから開発するのではなく、既にあるサービスをカスタマイズすることでイベントごとに対応するシステムを安価に構築できました。

今回は発券・提示はQRコードのみ、決済はクレジットカードまたはPayPayのみ、会員登録をしなくても購入できるなど、主催者様のご要望に沿った方法で販売しました。
また、参加チケットを購入した方のみに飲食チケットを販売するシステムも別途構築しました。

１つのQRコードで購入した参加チケット・飲食チケットのすべてを表示できるシステムによってお客様に何度もスマホを操作していただく手間が省け、さらに読み取りも１回で済むため、スムーズな受付につながりました。

当日の受付も弊社スタッフで対応しました。

• システムを作った会社が運用しますので、万が一のトラブルにも迅速・的確に対応できます！
• チケットの販売から携わっているため、購入履歴を遡って調査することも容易です。
• イベントナガノにはイベント慣れしたスタッフが多数在籍しており、事前のレクチャー・研修やスタッフ間の連携がバッチリなこともトラブルに強い要因です。

2022年の反省を活かし、QRコード読み取りにおける時間の短縮・エラー発生の軽減を図りました。

• １つのQRコードのみで受付が完了するようにしました。お客様は事前にQRコード画面を用意するだけ、窓口では一度読み取るだけで購入履歴がすべて表示されます。
• 受付端末はノートPC＋QRコードリーダーとしました。QRコードリーダーには日除け加工を行い、日中の屋外でも認識率を上げました。
• チケット販売データを専用サーバPCに移し外部に接続しないネット環境で受付端末と共有しました。これによりモバイルキャリアの回線混雑に影響されないシステムが実現しました。
• お客様にはQRコードを印刷して持ってきていただくお願いをしました。お客様のスマホがうまく動作しない可能性があるため、事前にバックアップを用意することで特に年配のお客様にも安心して参加いただけたかと思います。

🄰QRコード受付業務と🄱参加記念品のお渡し業務を行うスタッフのペースを合わせるためにスタッフ間の作業量を調整しました。

• 🄰業務を効率よく行うことを意識しすぎたことで、🄱業務がボトルネックになることが前日の事前研修で判明しました。
  そのため、🄱業務の一部を🄰業務に移して調整しました。
• 弊社のイベントスタッフ間で情報共有ができているため、急な作業修正にも対応できました。

結果、2023年は待機列が長くならず、スムーズな受付を行うことができました。

会場入口で受付の場所や必要なものなどを案内スピーカーで告知することにより、誘導のスタッフを配置せずに来場者が迷わない誘導が可能となりました。

受付前にも案内スピーカーを設置し、受付の流れをお伝えしました。
スタッフは列整理や個別の問い合わせ、イレギュラー対応に集中することができ、効率的な案内ができました。

受付後の誘導のために案内スピーカーを設置しました。
ここにもスタッフは配置しませんでしたが、受付が終わった方にスムーズに移動していただき、受付前が混雑することがないよう心がけました。

このように、案内スピーカーを設置してアナウンスすることでスタッフ数を削減するだけでなく、スタッフはお問い合わせやイレギュラー対応に専念できます。
昨今の人件費高騰・人手不足に有効的な運営ができたと自負しております。